Exoclass gidas: Kaip sukurti savo pirmąją grupę?
Exoclass – tai švietimo veiklų valdymo sistema, sukurta paprastesniam švietimo...
Gidai
Exoclass gidas: Supaprastintas studentų finansų valdymas
Gidai
Turinys
Paskutiniame mūsų gide pristatėme grupių paskelbimo registracijos puslapyje procesą, kliento registracijos kelią bei trumpai aptarėme kas nutinka po to, kai klientas užsiregistruoja į būrelį. Nors toliau sistema sąskaitų siuntimu bei komunikacija su klientais rūpinasi už jus, kartais pasitaiko atvejų, kuomet vienam ar kitam klientui reikalingi papildomi finansiniai pakeitimai. Tad šiandien pakalbėsime apie tai, kaip tokius pakeitimus atlikti.
Balansas
Kaip žinia, visų užsiregistravusių mokinių informaciją galite rasti skiltyje „mokiniai“. Čia, paspaudus ant mokinio vardo, jums atsivers mokinio profilis, kuriame rasite išsamią, su mokiniu susijusią informaciją, jo lankomas grupes bei jo balansą.
Balansas yra lentelė, kurioje atvaizduojami visi finansiniai įrašai, susiję su mokiniu. Būrelių finansų valdymo sistema leidžia stebėti pradinius registracijos mokesčius, mėnesinius nuskaitymus, kreditus bei debetus, užtikrinant aiškią mokėjimų istoriją.
Balanso kreditas ir debetas
Balanso kreditas – tai papildoma suma, kurią galite mokiniui pridėti kaip nuolaidą. Kreditas įprastai balansą padidina, keisdamas jos sumą į teigiamą pusę. Ši suma įsisavinama per būrelio lankymo laiką arba pridedama kaip nuolaida prie artimiausios sąskaitos.
Kalbant apie balanso debetą – tai kreditui priešinga suma, kurią galite mokiniui pridėti kaip skolą. Debetas įprastai balansą sumažina, keisdamas jo sumą į neigiamą pusę. Ši suma nurašoma iš teigiamo balanso likučio, o jei jo neužtenka – pridedama prie artimiausios sąskaitos.
Norint mokiniui į balansą pridėti kredito arba debeto, spauskite virš balanso lentelės esantį mygtuką „Pridėti įrašą“.
Paspaudus šį mygtuką, jums atsivers langelis, kuriame reikės pasirinkti/suvesti šią informaciją:
- Pasirinkti įrašo tipą (kreditas/debetas)
- Pasirinkti dalyvį (jei vienas klientas registravo kelis dalyvius, galite rinktis iš visų jo registruotų dalyvių)
- Pasirinkti grupę (jei mokinys lanko kelias grupes, galite pasirinkti konkrečią grupę, kuriai numatėte pakeitimą)
- Įvesti norimą sumą (sveiką skaičių)
- Nurodyti priežastį (nebūtina, tačiau tai bus atvaizduojama balanse, tad vėliau gali būti lengviau suprasti pakeitimo priežastį).
Suvedus šią informaciją, beliks paspausti mygtuką „Patvirtinti“ ir jūsų pakeitimas į balansą įsirašys kaip papildoma eilutė viršuje.
Pastaba: jei vienas klientas registravo daugiau nei vieną mokinį, rekomenduojame balanso pakeitimus atlikti atskiruose mokinių balansuose. Taip galutinė kiekvieno mokinio suma taps aiškesnė.
Mokėjimų grafikas
Šalia balanso taip pat rasite skiltį „Mokėjimų grafikas“, kurioje galite matyti visas planuojamas sąskaitų datas ir sumas iki pat būrelio lankymo pabaigos.
Kadangi balansas yra tiesiogiai susijęs su mokėjimų grafiku, visi kreditai ir debetai taip pat atvaizduojami mokėjimų grafike, padidindami arba sumažindami artimiausios sąskaitos mokėtiną sumą.
Su Exoclass pasikartojančios būrelių sąskaitos yra generuojamos automatiškai, taip sumažinant rankinio darbo poreikį.
Sąskaitų priminimai
Nors sąskaitos automatiškai siunčiamos jūsų iš anksto parinktą dieną, sąskaitų neskubantiems apmokėti klientams galite siųsti periodinius priminimus, kurie veikia kaip paskatinimas sąskaitas apmokėti greičiau. Šiuos priminimus galite nustatyti paspaudę ant apvalaus avataro dešiniame viršutiniame kampe, nukeliavę į skiltį „Paskyros nustatymai“. Nukeliavę į šią skiltį viršuje matysite daugiau mažesnių skilčių. Čia reikėtų pasirinkti „Sąskaitų priminimai“.
Šioje skiltyje matysite kalendorių, kuriame galėsite pasirinkti dienas bei nustatyti laiką, kuriuo metu būtų siunčiami jūsų sąskaitų priminimai. Kadangi sąskaitų priminimai siunčiami tik sąskaitų neapmokėjusiems klientams, galite nesijaudinti dėl to ar priminimų nebus per daug, kadangi vos tik apmokėjęs sąskaitą, klientas priminimų šį mėnesį daugiau nebegaus.
Sąskaitų priminimus rekomenduojame nustatyti nors kartą per savaitę iki pat mėnesio pabaigos. Taip užtikrinsite, kad net ir labiausiai apmokėti vėluojančiam klientui bus priminta apie tai, kad jūs vis dar laukiate apmokėjimo už būrelius.
Su Exoclass būrelių finansų valdymo sistema optimizuojamas studentų mokėjimų sekimas, užtikrinamas automatizuotas sąskaitų išrašymas ir efektyvus studentų finansų valdymas. Išbandykite nemokamą Exoclass versiją jau šiandien ir palengvinkite savo kasdienį darbą!
DUK: Studentų finansų valdymas
1. Kaip Exoclass automatizuoja studentų finansų valdymą ir sąskaitų išrašymą?
Exoclass supaprastina studentų finansų valdymą per automatizuotą sąskaitų išrašymo sistemą, kuri generuoja ir siunčia sąskaitas pagal pasirinktus mokėjimo planus. Sistema stebi pasikartojančių būrelių sąskaitų sekimą, automatiškai nuskaičiuoja mokesčius ir atnaujina balansus realiuoju laiku. Jei mokinys turi neapmokėtų sąskaitų ar kreditų, tai atsispindi kitoje sąskaitoje. Ši automatizacija užtikrina tikslumą, sumažina klaidas ir taupo laiką švietimo įstaigoms.
2. Kaip galiu sekti studentų mokėjimus ir valdyti balansus?
Exoclass siūlo išsamų studentų mokėjimų sekimą, leidžiantį matyti kiekvieno mokinio finansinę istoriją. Mokinys profilyje turės visų operacijų įrašus, įskaitant pradinius registracijos mokesčius, mėnesinius mokėjimus, kreditus ir neapmokėtas skolas. Balanso korekcijas, tokias kaip nuolaidos (kreditai) ar papildomi mokesčiai (debetai), galima atlikti rankiniu būdu, o sistema jas automatiškai pritaikys artimiausioje sąskaitoje.
3. Kas nutinka, jei klientas laiku neapmoka sąskaitos?
Neapmokėtos sąskaitos yra pažymimos studentų mokėjimų sekimo sistemoje, o klientai su skolomis patenka į skiltį „Skolininkai“. Exoclass leidžia siųsti sąskaitų priminimus, kad klientai būtų informuoti apie pradelstus mokėjimus dar prieš kitą mokėjimų ciklą. Jei sąskaita vis dar neapmokama, automatizuota sąskaitų išrašymo sistema perkelia skolą į kitą sąskaitą, sumažindama praleistų mokėjimų riziką ir užtikrindama efektyvų finansų valdymą.
4. Ar Exoclass leidžia atlikti grąžinimus ir balanso korekcijas?
Taip, Exoclass būrelių finansų valdymo sistema leidžia atlikti grąžinimus, nors realūs mokėjimai turi būti apdoroti per išorinį tiekėją, pvz., Stripe. Grąžinimai atsispindi mokinio balanse ir mokėjimų grafike, sumažindami ar visiškai panaikindami būsimas sąskaitas. Be to, galima rankiniu būdu pridėti kreditus (nuolaidas) ar debetus (papildomus mokesčius), užtikrinant tikslų finansinių duomenų valdymą.
5. Kaip veikia pasikartojančios būrelių sąskaitos ir kokie mokėjimo būdai galimi?
Exoclass palaiko pasikartojančias būrelių sąskaitas, leidžiančias automatiškai apmokestinti studentus pagal pasirinktą intervalą – kas mėnesį, pagal užsiėmimus ar visam sezonui iš anksto. Automatizuota sąskaitų išrašymo sistema užtikrina, kad sąskaitos būtų sugeneruotos ir išsiųstos be rankinio įsikišimo, taip palengvinant finansinius procesus. Galimi mokėjimo būdai – Stripe, bankiniai pervedimai ir grynieji pinigai, o visos operacijos yra registruojamos sistemoje, užtikrinant aiškų finansų administravimą.
Autorius
Prisijunkite prie mūsų išskirtinio naujienlaiškio, skirto švietimo verslo savininkams
Viskas nemokamai
Patvirtintos rinkodaros strategijos
Papildomi ištekliai
