Exoclass – Inovatyvi Sistema Būrelių, Stovyklų Registracijai ir Mokėjimų Valdymui
Exoclass yra moderni sistema, skirta efektyviam būrelių, stovyklų, mokymų ir...
EXOCLASS
Exoclass naudojimosi gidas: Klientų finansų valdymas
EXOCLASS
Funkcionalumai
Gidai
Paskutiniame mūsų gide pristatėme grupių paskelbimo registracijos puslapyje procesą, kliento registracijos kelią bei trumpai aptarėme kas nutinka po to, kai klientas užsiregistruoja į būrelį. Nors toliau sistema sąskaitų siuntimu bei komunikacija su klientais rūpinasi už jus, kartais pasitaiko atvejų, kuomet vienam ar kitam klientui reikalingi papildomi finansiniai pakeitimai. Tad šiandien pakalbėsime apie tai, kaip tokius pakeitimus atlikti.
Balansas
Kaip žinia, visų užsiregistravusių mokinių informaciją galite rasti skiltyje „mokiniai“. Čia, paspaudus ant mokinio vardo, jums atsivers mokinio profilis, kuriame rasite išsamią, su mokiniu susijusią informaciją, jo lankomas grupes bei jo balansą.
Balansas yra lentelė, kurioje atvaizduojami visi finansiniai įrašai, susiję su mokiniu: pirmoji registracija, mėnesiniai nuskaitymai arba nuskaitymai po kiekvieno įvykusio užsiėmimo, kreditai bei debetai.
Balanso kreditas ir debetas
Balanso kreditas – tai papildoma suma, kurią galite mokiniui pridėti kaip nuolaidą. Kreditas įprastai balansą padidina, keisdamas jos sumą į teigiamą pusę. Ši suma įsisavinama per būrelio lankymo laiką arba pridedama kaip nuolaida prie artimiausios sąskaitos.
Kalbant apie balanso debetą – tai kreditui priešinga suma, kurią galite mokiniui pridėti kaip skolą. Debetas įprastai balansą sumažina, keisdamas jo sumą į neigiamą pusę. Ši suma nurašoma iš teigiamo balanso likučio, o jei jo neužtenka – pridedama prie artimiausios sąskaitos.
Norint mokiniui į balansą pridėti kredito arba debeto, spauskite virš balanso lentelės esantį mygtuką „Pridėti įrašą“.
Paspaudus šį mygtuką, jums atsivers langelis, kuriame reikės pasirinkti/suvesti šią informaciją:
- Pasirinkti įrašo tipą (kreditas/debetas)
- Pasirinkti dalyvį (jei vienas klientas registravo kelis dalyvius, galite rinktis iš visų jo registruotų dalyvių)
- Pasirinkti grupę (jei mokinys lanko kelias grupes, galite pasirinkti konkrečią grupę, kuriai numatėte pakeitimą)
- Įvesti norimą sumą (sveiką skaičių)
- Nurodyti priežastį (nebūtina, tačiau tai bus atvaizduojama balanse, tad vėliau gali būti lengviau suprasti pakeitimo priežastį).
Suvedus šią informaciją, beliks paspausti mygtuką „Patvirtinti“ ir jūsų pakeitimas į balansą įsirašys kaip papildoma eilutė viršuje.
Pastaba: jei vienas klientas registravo daugiau nei vieną mokinį, rekomenduojame balanso pakeitimus atlikti atskiruose mokinių balansuose. Taip galutinė kiekvieno mokinio suma taps aiškesnė.
Mokėjimų grafikas
Šalia balanso taip pat rasite skiltį „Mokėjimų grafikas“, kurioje galite matyti visas planuojamas sąskaitų datas ir sumas iki pat būrelio lankymo pabaigos.
Kadangi balansas yra tiesiogiai susijęs su mokėjimų grafiku, visi kreditai ir debetai taip pat atvaizduojami mokėjimų grafike, padidindami arba sumažindami artimiausios sąskaitos mokėtiną sumą.
Sąskaitų priminimai
Nors sąskaitos automatiškai siunčiamos jūsų iš anksto parinktą dieną, sąskaitų neskubantiems apmokėti klientams galite siųsti periodinius priminimus, kurie veikia kaip paskatinimas sąskaitas apmokėti greičiau. Šiuos priminimus galite nustatyti paspaudę ant apvalaus avataro dešiniame viršutiniame kampe, nukeliavę į skiltį „Paskyros nustatymai“. Nukeliavę į šią skiltį viršuje matysite daugiau mažesnių skilčių. Čia reikėtų pasirinkti „Sąskaitų priminimai“.
Šioje skiltyje matysite kalendorių, kuriame galėsite pasirinkti dienas bei nustatyti laiką, kuriuo metu būtų siunčiami jūsų sąskaitų priminimai. Kadangi sąskaitų priminimai siunčiami tik sąskaitų neapmokėjusiems klientams, galite nesijaudinti dėl to ar priminimų nebus per daug, kadangi vos tik apmokėjęs sąskaitą, klientas priminimų šį mėnesį daugiau nebegaus.
Sąskaitų priminimus rekomenduojame nustatyti nors kartą per savaitę iki pat mėnesio pabaigos. Taip užtikrinsite, kad net ir labiausiai apmokėti vėluojančiam klientui bus priminta apie tai, kad jūs vis dar laukiate apmokėjimo už būrelius.
Šiam kartui tiek. Jei norėtumėte supaprastinti savo klientų finansų valdymą ir jūs, kviečiame išmėginti nemokamą Exoclass bandomąją versiją ir pajusti ką reiškia, kai viena sistema gali visus administracinius darbus atlikti už jus!
