Atsisveikinkite su rankiniu sąskaitų išrašymu. Automatizuokite procesus
Esate būrelio vadovas, pavargęs nuo rankinio sąskaitų išrašymo proceso? Jūs...
EXOCLASS
Importuokite studentus sklandžiai: gidas apie automatizuotą studentų registraciją su Exoclass
Gidai
Turinys
Efektyvus studentų duomenų valdymas yra esminė švietimo būrelio ar programos veiklos dalis. Rankinis duomenų įvedimas užima daug laiko, yra linkęs į klaidas ir tampa neefektyvus, ypač kai tvarkomi dideli studentų skaičiai. Exoclass – pažangi švietimo organizacijų valdymo sistema – supaprastina šį procesą, siūlydama funkciją automatizuota studentų registracija, kuri leidžia administratoriui atlikti studentų importavimą į Exoclass vos keliais paprastais žingsniais.
Pristatome naują Exoclass studentų importavimo funkciją, kuri supaprastina mokinių pridėjimą į sistemą. Ši naujovė leidžia dar lengviau tvarkyti administracines užduotis, suteikiant daugiau laiko kokybiškam ugdymui. Šis gidas pateikia žingsnis po žingsnio apžvalgą, kaip naudoti Exoclass studentų importavimą, užtikrinant sklandžią ir patogią naujų studentų bei jų tėvų registravimo patirtį.
Norint į sistemą importuoti mokinius, jūsų lauks 4 žingsniai:
- Importavimo failo parsisiuntimas
- Informacijos užpildymas
- Mokėjimo intervalo pasirinkimas
- Failo įkėlimas į sistemą
Aptarkime kiekvieną iš šių žingsnių detaliau.
Importavimo failo parsisiuntimas
Skiltyje „Mokiniai“, nuo šiol rasite mygtuką „Importuoti mokinius“.
Spustelėjus šį mygtuką, atsivers lentelė su svarbia informacija importavimui, įskaitant nuorodą importavimo šablonui parsisiųsti.
Paspaudę ant šios nuorodos, galėsite parsisiųsti CSV failą, į kurį reikės supildyti norimą importuoti informaciją.
Informacijos užpildymas
Parsisiųstame faile reikės užpildyti tėvų, mokinių, grupės ir mokesčių informaciją. Šiame etape tiksliai įvesti duomenys užtikrina, kad automatizuota studentų registracija ne tik sutaupytų laiko, bet ir sumažintų klaidų riziką, taip palengvinant tolimesnį administravimą.
Faile rasite šiuos laukelius informacijos pildymui:
- Name – mamos/tėčio vardas.
- Surname – mamos/tėčio pavardė.
- Email – mamos/tėčio el. paštas.
- Phone – mamos/tėčio telefono numeris. Būtina vesti su 370 pradžia.
- Country – LT (didžiosios raidės)
- Language – lt (mažosios raidės)
- ChildName – mokinio vardas.
- ChildSurname – mokinio pavardė.
- ChildBirthdate – mokinio gimimo data, atskirta per brūkšnelius (pvz 2016-11-22). Jei data nežinoma, galite įvesti apytikslę, o paskui bus galima pakoreguoti per sistemą kai žinosite.
- SKU – trumpasis grupės kodas.
- Debt – įveskite 0, jei mokinys neturi papildomų skolų. Įvedus sumą, balanse atsiras debetas (pastaba: būrelio kainą sistema automatiškai pridės pagal grupės informaciją).
- Credit – įveskite 0, jei mokinys nėra sumokėjęs pinigų. Įvedus sumą, balanse atsiras kreditas (pastaba: būrelio kainą sistema automatiškai pridės pagal grupės informaciją).
- StartedAttendingAt – mokinio būrelio lankymo pradžios data, atskirta per brūkšnelius (pvz 2024-01-01).
- StripeId – jei naudojate mokėjimo sistemą Stripe, čia reikėtų įvesti kliento Stripe kodą. Jei nenaudojate Stripe – laukelį palikite tuščią.
- CouponCode – įveskite nuolaidos kodą, jei mokiniui norite jį pritaikyti. Kitu atveju – laukelį palikite tuščią.
Kuomet užpildysite šiuos duomenis, failą išsaugokite.
Mokėjimo intervalo pasirinkimas
Prieš įkeliant užpildytą failą į sistemą, pasirinkite, kokiu mokėjimo intervalu šie mokiniai lankys faile nurodytas grupes. Galite rinktis iš visų savo paskyroje naudojamų mokėjimų intervalų.
Pastaba: jei norimi importuoti mokiniai turi skirtingus mokėjimo intervalus, šiuos mokinius atskirkite į atskirus failus ir importuokite atskirai.
Failo įkėlimas į sistemą
Kuomet mokėjimo intervalas parinktas, užpildytą CSV failą įtempkite į langelį.
Kuomet visi anksčiau minėti veiksmai atlikti, belieka paspausti mygtuką „Importuoti“.
Importavimas gali užtrukti kelias minutes, po kurių mokiniai palaipsniui pasirodys atitinkamose grupėse.
Dažniausiai pasitaikančios importavimo klaidos
Gali būti atvejų, kuomet importavimas bus nesėkmingas. Štai keli atvejai ir paaiškinimai ką daryti kiekvienu atveju:
1. Row x empty. Tai reiškia, kad kažkurioje eilutėje trūksta duomenų. Patikrinkite eilutę, kurią nurodė sistema ir užtikrinkite, kad visos reikalingos eilutės užpildytos.
2. Invalid header. Tai reiškia, kad galimai jūsų faile esančiuose pavadinimuose yra papildomų simbolių, kurie nebuvo numatyti. Patikrinkite ar jūsų faile esantys pavadinimai atitinka originalaus importavimo failo pavadinimus.
Sekdami šiais žingsniais, galėsite efektyviai importuoti mokinius į Exoclass, leidžiant sistemai atlikti likusį darbą už jus. Ši naujovė ne tik sutaupo laiko, bet ir padidina mokinių įrašų tikslumą, užtikrindama sklandesnį jūsų švietimo programų veikimą. Išbandykite ir įvertinkite patogumą bei efektyvumą, kurį Exoclass teikia tvarkant administracinius procesus!
Kodėl rinktis Exoclass automatizuotą studentų registraciją?
Efektyvi studentų registracija yra esminė švietimo programų dalis, o mūsų švietimo organizacijų valdymo sistema siūlo sklandų sprendimą, pasitelkiant automatizuotą studentų registraciją. Naudodamiesi masiniu studentų duomenų įkėlimu, automatizuota mokėjimų integracija ir klaidų tikrinimu, Exoclass padeda pedagogams sutaupyti laiko, sumažinti klaidų skaičių ir optimizuoti administravimą.
Ši funkcija ypač naudinga:
✅ Šokių, sporto, muzikos ir korepetitorių programoms, kurios dažnai registruoja studentus.
✅ Švietimo įstaigoms, tvarkančioms didelius studentų duomenų kiekius.
✅ Administratoriams, siekiantiems sumažinti rankinio darbo apimtį ir padidinti tikslumą.
✅ Organizacijoms, kurios ieško sklandžios mokėjimų integracijos.
Automatizuota studentų registracija su Exoclass pašalina pasikartojančias užduotis, leisdama pedagogams sutelkti dėmesį į svarbiausią dalyką – kokybiško švietimo teikimą.
DUK
1. Ar Exoclass palaiko masinį studentų duomenų įkėlimą?
Taip! Automatizuota studentų registracija Exoclass sistemoje leidžia įkelti šimtus studentų vienu metu naudojant struktūruotą CSV failą. Tai pašalina rankinio duomenų įvedimo poreikį, sumažina klaidų tikimybę ir paspartina registracijos procesą. Kad išvengtumėte klaidų, užtikrinkite, jog visi būtini laukeliai yra užpildyti teisingai prieš įkeliant failą.
2. Kas nutiks, jei įkelsiu neteisingus duomenis?
Jei importavimo metu aptinkama neteisingų duomenų, Exoclass teikia realaus laiko patikrą, kuri padeda identifikuoti ir ištaisyti klaidas dar prieš baigiant procesą. Jei reikia pakeisti informaciją po importavimo, galite rankiniu būdu redaguoti studento duomenis sistemoje arba ištrinti ir iš naujo įkelti pataisytą failą. Integruota klaidų tikrinimo sistema padeda lengvai aptikti, pvz., pasikartojančius el. paštus, netinkamą formatavimą ar nepilnus laukus.
3. Ar Exoclass suderinamas su išorinėmis mokėjimo sistemomis?
Taip, Exoclass sklandžiai integruojasi su Stripe, leidžiančia automatizuoti sąskaitų išrašymą ir mokėjimus kaip automatizuotos studentų registracijos dalį. Kiekvieno studento paskyra gali būti susieta su Stripe ID, užtikrinant saugius sandorius ir automatinį prenumeratų atnaujinimą. Be to, Exoclass palaiko rankinį mokėjimų registravimą, leidžiantį įtraukti grynųjų ar bankinių pervedimų mokėjimus.
4. Ar galiu atnaujinti studentų duomenis po importavimo?
Taip! Kai studentai jau įkelti, jų informaciją galite rankiniu būdu atnaujinti studento profilio puslapyje Exoclass sistemoje. Galite redaguoti asmens duomenis, grupės priskyrimą, mokėjimo planus ar lankomumo įrašus.
5. Ar galiu stebėti įkeltų studentų registracijos istoriją?
Taip, Exoclass suteikia galimybę peržiūrėti išsamią studentų registracijos istoriją, įskaitant ankstesnių grupių priskyrimus, prenumeratų pakeitimus ir mokėjimų istoriją. Tai ypač naudinga organizacijoms, kurios tvarko ilgalaikius studentų įrašus ir analizuoja studentų išlaikymo tendencijas. Be to, administratoriai gali eksportuoti ataskaitas rezultatų vertinimui ar audito tikslais.
Autorius
Prisijunkite prie mūsų išskirtinio naujienlaiškio, skirto švietimo verslo savininkams
Viskas nemokamai
Patvirtintos rinkodaros strategijos
Papildomi ištekliai
