Exoclass sėkmės istorija: Vaikai, technologijų pagalba sprendžiantys didžiausius žmonijos iššūkius
Steam Academy – tai nepaprasta vieta, kurioje vaikai mokosi technologijų...
Sėkmės istorijos
Kam samdyti, jei virtualus švietimo organizacijos asistentas gali tai padaryti geriau?
EXOCLASS
Augimas
Turinys
Jei vadovaujate popamokinei programai, šokių studijai, STEAM būreliui ar kovos menų mokyklai, tikėtina, kad bent kartą pagalvojote: „Man reikia pagalbos – turbūt reikėtų ką nors pasamdyti.“ Nesvarbu, ar tai tvarkaraščių derinimas, priminimų tėvams apie sąskaitas siuntimas ar nesibaigiantis skaičiuoklių redagavimas – administracinė našta kaupiasi greitai. Tačiau prieš paskelbdami darbo skelbimą administratoriui, pagalvokite: yra geresnė, išmanesnė alternatyva – virtualus švietimo organizacijos asistentas, integruotas tiesiai į jūsų sistemą.
Šiuolaikinė būrelių sistema padeda ne tik valdyti – ji administruoja už jus. Todėl vis daugiau švietimo organizacijų iš naujo peržiūri personalo planus ir pereina prie automatizavimo. Su tokiais įrankiais kaip Exoclass galite atkartoti – ir dažnai pranokti – tradicinio administratoriaus darbą, už tik dalį kainos.
Problema: kodėl būreliai jaučiasi priversti samdyti?
Vadovauti popamokiniam būreliui, studijai ar edukacinei programai – labai prasminga veikla. Jūs ugdote jaunas asmenybes, puoselėjate talentus ir kuriate glaudžią bendruomenę. Tačiau užkulisiuose daugelis vadovų atsiduria dėvėdami per daug skirtingų „kepurių“. Jūs tampate ne tik pedagogu ar kūrybos vadovu, bet ir tvarkaraščių sudarytoju, buhalteriu, klientų aptarnavimo specialistu bei IT pagalba. Tai – varginanti našta.
Paslėpta administracinio darbo našta
Tai, kas iš pradžių atrodo kaip nedidelis darbų sąrašas, greitai virsta pilnu administratoriaus etatu. Klubui augant ir prisijungiant daugiau šeimų, auga ir chaosas užkulisiuose.
Pateikiame dažniausiai pasitaikančias administracines užduotis, su kuriomis vadovai susiduria kasdien:
- Tvarkaraščių organizavimas skirtingoms amžiaus grupėms, mokytojams ir programų tipams, stengiantis išvengti persidengimų ir užtikrinti, kad pamokų registracija būtų nuolat atnaujinama. Be tinkamos pamokų registracinės sistemos, net ir nedideli pokyčiai gali virsti valandų valandas trunkančiu kalendoriaus perplanavimu.
- Bendravimas su tėvais el. paštu ar žinutėmis dėl dalyvavimo patvirtinimo, priminimų ar paskutinės minutės klausimų. Tai nenutrūkstamas komunikacijos ratas – ypač jei neturite integruoto mokinių valdymo įrankio.
- Lankomumo žymėjimas ir neatvykimų sekimas – popieriuje, netvarkingose skaičiuoklėse arba, dar blogiau, remiantis atmintimi. Duomenys pasimeta, tendencijos nepastebimos, o lankomumo stebėsena tampa nekonkreti.
- Sąskaitų išrašymas, apmokėjimų patvirtinimas ir priminimai dėl skolų. Vykdant šiuos procesus rankiniu būdu, jie tampa ne tik nuobodūs, bet ir rizikingi – viena praleista sąskaita gali virsti mėnesio galvos skausmu.
- Dokumentų paieška – sutarčių, alergijų formų ar skubių kontaktų – bloknote, aplankuose ar el. laiškų krūvoje. Tai lėtas, klaidų kupinas ir itin streso kupinas procesas, kai laiko mažai.
Nenuostabu, kad tiek daug būrelių vadovų jaučiasi perdegę. Kai daugiau laiko praleidžiate prie kompiuterio nei su vaikais, natūralu pagalvoti: „Man reikia administratoriaus.“
Bet ar tikrai tai vienintelis pasirinkimas?
Šiame sprendimų taške stringa daugelis būrelių – ypač tie, kurie dar tik pradeda augimą. Jūs jau per dideli, kad viską valdytumėte rankiniu būdu, bet dar nepakankamai dideli, kad galėtumėte samdyti visą komandą.
Būtent čia žaidimo taisykles keičia išmani būrelių sistema.
Investuodami į virtualų švietimo organizacijos asistentą, jūs gaunate ne tik skaitmeninį įrankį. Jūs gaunate mastelį leidžiantį, nuolat veikiantį partnerį, kuris automatizuoja pasikartojančius darbus, sumažina žmogiškų klaidų tikimybę ir sugrąžina jums jūsų laiką. Jūs neprarandate kontrolės – jūs ją susigrąžinate.
Taigi, prieš samdydami, paklauskite savęs:
Ar tikrai nėra išmanesnio būdo augti?
Ką daro švietimo organizacijų sistema?
Pažiūrėkime, kaip šiuolaikinė švietimo organizacijų sistema, tokia kaip Exoclass, pakeičia pasikartojančius rankinius darbus išmaniu automatizavimu.
1. Tvarkaraščių sudarymas? Viskas padaryta.
Sekti, kas kada ir į kokią pamoką ateina, gali greitai tapti logistikos chaosu. Tačiau su galinga Exoclass pamokų registracine sistema tvarkaraščių planavimas tampa paprastas ir savaime palaikomas.
Exoclass pamokų registracinė sistema su momentinio apmokėjimo galimybėmis, skirtingais narystės tipais, elektroniniu sutarčių pasirašymu ir automatiniu komunikacijos tęstinumu.
Tėvai ir mokiniai gali rezervuoti ar keisti užsiėmimus pagal realiu laiku matomą prieinamumą. Jokių el. laiškų pirmyn ir atgal, jokių priminimų dėl laisvų vietų. Reikia pakeisti pamoką? Užtenka vieno paspaudimo sistemoje – informacija atsinaujina visur automatiškai.
2. Priminimai? Išsiunčiami automatiškai.
Jei jūsų pašto dėžutė pilna tėvų žinučių su klausimu „Kurią valandą pamoka?“ – nesate vieni. Priminimų rutina išvargina, o be automatizacijos tai atima valandas kiekvieną savaitę.
Exoclass tai sprendžia elegantiškai. Kai tik pamoka užregistruota, sistema siunčia automatinius priminimus el. paštu – suasmenintus pagal mokinio vardą, pamokos laiką ir kitą svarbią informaciją.
3. Lankomumas? Užfiksuotas akimirksniu.
Atsisveikinkite su popieriniais sąrašais ir nepatogiomis skaičiuoklėmis. Su Exoclass yra supaprastinamas mokinių valdymas – instruktoriai gali pažymėti dalyvavimą per kelias sekundes naudodami planšetę ar telefoną.
Kiekvienas atvykimas registruojamas realiu laiku, o būrelio vadovai gali sekti tendencijas – kas dažnai neatvyksta, kas praleidžia pamokas, kas visuomet punktualus. Šie duomenys leidžia anksti pastebėti problemas ir priimti pagrįstus sprendimus dėl grupių dydžių, išlaikymo strategijų ar mokinių įsitraukimo.
4. Sąskaitos? Be streso.
Vėluojantys mokėjimai – ne tik nejaukūs, bet ir trikdantys. O jų priminimai gali virsti kone pilnu etatu. Su Exoclass mokėjimų valdymas tampa automatizuotu procesu „nustatei ir pamiršai“.
Jūs pasirenkate mokėjimų grafiką, kuris tinka jūsų veiklai – kas savaitę, kas mėnesį ar už kiekvieną pamoką atskirai. Sistema automatiškai išrašo sąskaitas ir išsiunčia jas tėvams. Ji net gali pritaikyti nuolaidas, stebėti mokėjimų būseną ir mandagiai priminti, jei kažkas vėluoja.
Visa tai – dalis išsamios švietimo organizacijų sistemos, sukurtos padėti išlaikyti stabilius pinigų srautus be nemalonių pokalbių ar laiką eikvojančių priminimų.
Kodėl „Duokidz“ nusprendė nebeieškoti administratoriaus
„Duokidz“ – jaunimo mados ir dizaino mokykla – pradėjo taip, kaip ir daugelis augančių švietimo organizacijų: turėdami aiškią viziją, stiprias vertybes ir rankinį požiūrį į darbą. Pradiniame etape kelių mokinių administravimas rankiniu būdu buvo įmanomas. Kontaktai buvo rašomi į užrašų knygeles, sutartys siunčiamos ir pasirašomos ranka, o sąskaitas kas mėnesį išrašydavo laisvai samdomas buhalteris.
Tačiau augant mokinių skaičiui, augo ir administracinė našta.
Laikas, kuris galėjo būti skirtas programų tobulinimui, rinkodarai ar mokymo kokybės gerinimui, buvo eikvojamas vis didėjančiam pasikartojančių administracinių darbų kiekiui: dešimčių sąskaitų išrašymas kas mėnesį, sutarčių siuntimas ir priminimai dėl jų pasirašymo, lankomumo tvirtinimas, duomenų atnaujinimas rankiniu būdu. Mintis apie administratoriaus samdymą kilo ne kartą – ne kaip prabanga, o kaip, atrodytų, būtinybė.
„Duokidz“ komandai Exoclass diegimas buvo ne tik būdas sutaupyti laiko – tai buvo strateginis sprendimas tvariam augimui užtikrinti. Įkūrėjai greitai suprato, kad būrelių sistema gali atlikti daug tų pačių užduočių, kurias jie buvo pasiruošę perduoti samdomam žmogui. Iš tiesų, Exoclass tapo jų virtualiu švietimo organizacijos asistentu, gebančiu kasdien valdyti šimtus veiksmų greitai, nuosekliai ir patikimai.
Kas pasikeitė?
- Sąskaitos dabar automatiškai generuojamos ir siunčiamos naudojant įdiegtą Exoclass atsiskaitymų sistemą – jokio mėnesio pabaigos chaoso.
- Sutartys pasirašomos skaitmeniniu būdu tiesiog sistemoje – nereikia siųsti dokumentų pirmyn ir atgal.
- Mokiniai registruojami savarankiškai – tėvai užregistruoja vaikus internetu, o duomenys iškart sinchronizuojami su mokinių valdymo skydeliu.
- Visa administracija – nuo priminimų apie mokėjimus iki lankomumo žymėjimo – dabar atliekama vos keliais paspaudimais centralizuotoje studijos valdymo platformoje.
Ir svarbiausia – ši transformacija kas savaitę išlaisvino valandas, kurias „Duokidz“ komanda dabar gali skirti tam, kas iš tikrųjų skatina mokyklos augimą: kokybės gerinimui, programų tobulinimui, naujų šeimų pasiekimui ir prekės ženklo stiprinimui.
Ar ši investicija pasiteisino?
Stipriausias suvokimas atėjo tuomet, kai viena iš įkūrėjų, Diana, pradėjo matyti Exoclass ne kaip įrankį, o kaip investiciją. Ji palygino tai su naujo mokytojo samdymu: vienas dėstytojas gali dirbti su 20 vaikų, bet jei nori plėsti studiją ir išlaikyti kokybę, vienas pats to nepadarysi – reikia pagalbos.
Exoclass tapo ta pagalba – ne klasėje, o biure. Tai leido jiems augti užtikrintai, neaukodami kokybės ir išlaikant tokį pat profesionalų požiūrį užkulisiuose, kokį taiko mokyme.
Rinktis sistemą, o ne samdinį, nebuvo bandymas sutaupyti. Tai buvo sąmoningas žingsnis augimo link. Tai buvo pamatas ilgalaikei sėkmei. Ir tai pasiteisino – „Duokidz“ toliau auga, remdamasi automatizavimu, kuris dirba taip pat sunkiai kaip ir jie. Skaitykite pilną istoriją čia.
Kas pigiau: tikras ar virtualus švietimo organizacijos asistentas?
Kai jūsų popamokinis būrelis pradeda augti, administratoriaus samdymas gali pasirodyti kaip natūralus kitas žingsnis. Žmogus, kuris valdytų registracijas, bendrautų su tėvais, sektų mokėjimus ir tvarkytų dokumentaciją. Tačiau prieš įsipareigodami kasmėnesinei algai, verta paklausti: ar virtualus švietimo organizacijos asistentas gali padaryti visa tai — geriau ir pigiau?
Įsigilinus, dauguma administratoriaus darbo valandų užpildytos pasikartojančiomis ir laiko reikalaujančiomis užduotimis: pamokų tvarkaraščių sudarymas, mokėjimų priminimai, lankomumo žymėjimas, daugybė atsakymų tėvams. Jei samdytumėte žmogų visą etatą, tai greičiausiai kainuotų 1200 € ar daugiau per mėnesį – dar neįskaičiavus mokesčių, įvedimo išlaidų ar papildomų programų, kurių jam gali reikėti.
Dabar palyginkite tai su viską apimančia būrelių sistema kaip Exoclass.
Su Exoclass:
- Pamokų planavimas vyksta per patogią pamokų registracinę sistemą. Tėvai mato realų laisvų vietų laiką ir registruojasi patys – jokių skambučių ar skaičiuoklių.
- Mokėjimai tvarkomi automatiškai. Sąskaitos siunčiamos pagal grafiką, priminimai išsiunčiami be jokio rankinio darbo.
- Bendravimas su tėvais supaprastinamas – siunčiami automatizuoti pranešimai ir atnaujinimai. Jokių naktinių maratonų su el. laiškais.
- Sutartys ir dokumentai? Visa saugoma ir pasirašoma skaitmeniniu būdu per sistemą.
Visa tai — ir dar daugiau — už nedidelį mėnesinį mokestį. Tai reiškia daugiau nei 12 000 € per metus sutaupytų lėšų, lyginant su net dalinio etato administratoriaus samdymu.
O geriausia dalis?
Būrelių sistema neserga, neeina atostogų ir nepamiršta išsiųsti priminimo. Ji tiesiog veikia – kasdien, visą parą – užtikrindama nuoseklumą, mažiau klaidų ir kur kas ramesnį protą.
Nustokite samdyti administravimui — pradėkite augimą su sistemomis
Nesvarbu, ar vadovaujate šokių studijai, STEAM būreliui, kovos menų akademijai ar kūrybinei mokyklai, tiesa paprasta: jūsų augimas neturi priklausyti nuo administracijos.
Exoclass – tai ne tik būrelių sistema. Tai jūsų virtualus švietimo organizacijos asistentas visą darbo dieną, kuris supaprastina viską – nuo pamokų planavimo iki atsiskaitymų ir mokinių valdymo.
Tai reiškia mažiau streso, daugiau laiko ir stipresnį pagrindą jūsų veiklai.
👉 Rezervuokite nemokamą demonstraciją jau šiandien ir sužinokite, kaip Exoclass gali padėti augti išmaniau – be papildomų rankų.
Autorius
Marija Dambrauskaitė
Prisijunkite prie mūsų išskirtinio naujienlaiškio, skirto švietimo verslo savininkams
Viskas nemokamai
Patvirtintos rinkodaros strategijos
Papildomi ištekliai
