Naujo būrelio sezono pradžios darbai gali būti kupini iššūkių, nes tiek administracija, tiek tėvai nori, kad viskas būtų paruošta laiku ir be klaidų. Kai reikia suderinti tiek daug įvairių detalių – užtikrinti, kad pamokų tvarkaraštis, mokinių registracija ir būrelio sąskaitų apmokėjimas vyktų sklandžiai – kartais atrodo, kad viskas gali pasimesti. 

EXOCLASS sistema leidžia šiuos procesus automatizuoti ir supaprastinti. Tiek administracija, tiek tėvai gali atlikti savo užduotis be papildomo streso ir klaidų. Pažvelkime, kaip šis įrankis padeda efektyviai valdyti būrelio sezono pradžią, kad viskas vyktų sklandžiai ir be jokių trikdžių.

1. Pamokų tvarkaraščio sukūrimas ir paskelbimas

Pamokų tvarkaraščio sukūrimas gali tapti tikru galvos skausmu, kai reikia paskirstyti užsiėmimus ir užtikrinti, kad visi mokytojai žinotų savo pamokų laikus. Dar daugiau – tėvai užduoda begalę klausimų ir prašo informacijos apie grupes, pamokas, kainas ir t. t. 

EXOCLASS šį procesą paverčia lengvu ir greitu. Su šia sistema galite sukurti pamokų tvarkaraštį vos per valandą ir paskelbti jį tiesiogiai jūsų registracijos puslapyje.

Tėvai galės lengvai rasti visą reikalingą informaciją apie grupes, pamokų laikus, kainas, ir net sužinoti, ar organizacija suteikia galimybę pasinaudoti bandomosiomis pamokomis. Kai visa ši informacija yra pateikiama aiškiai ir vienoje vietoje, klaidų tikimybė mažėja iki minimumo. Nebereikia atsakinėti į begalę klausimų per socialinius tinklus ar el. paštą, tiesiog nukreipkite tėvus į registracijos puslapį, ir visa informacija bus pasiekiama per kelis mygtuko paspaudimus.

Nuo šiol nebereikia atsakinėti į tą patį klausimą tūkstančius kartų – EXOCLASS padeda centralizuoti visą informaciją vienoje vietoje ir užtikrinti sklandžią mokinių registraciją.

Skaitykite plačiau apie grupių paskelbimą registracijos puslapyje šiame straipsnyje.

2. Savitarna registracijoms ir apmokėjimams

Kaip dažnai būrelio vadovai susiduria su tuo, kad tėvai klausinėja tų pačių klausimų apie grupių laikus, priimamų vaikų amžių, kainas ar suteikiamas nuolaidas? Atsakyti į tuos pačius klausimus vėl ir vėl – tikrai užima daug laiko. Dažniausiai tėvai susiduria su tais pačiais klausimais, o administracija praleidžia daug laiko atsakinėdama į juos per Facebook, Instagram ar el. paštą.

Prie viso to, švietimo organizacija sezono pradžioje ne tik susiduria su registracijos stresu, bet taip pat turi tvarkingai susekti klientų mokėjimus. Banko išrašų, susirašinėjimų ir Excel failų lyginimas tampa ilgas, varginantis procesas.

EXOCLASS ne tik automatizuoja registracijos procesus, bet ir padaro viską daug paprasčiau ir sklandžiau. Tėvai gali lengvai pasiekti registracijos puslapį ir savarankiškai pasirinkti grupes, naudodamiesi patogiais filtrais pagal veiklą ar amžių. Kai pasirinkimai padaryti, jie tiesiogiai jūsų svetainėje apmoka už pirmąjį mėnesį, be jokių papildomų žingsnių ar painiavos. Visa informacija – nuo pamokų tvarkaraščių iki kainų ir apmokėjimo – pateikiama aiškiai ir suprantamai, todėl tėvams nebereikia klausinėti papildomų detalių ar ieškoti informacijos po visą internetą.

Nereikia daugiau skęsti atsakinėjant į begalę tų pačių klausimų per socialinius tinklus ar tikrinant Excel lenteles, kurios tik dar labiau apsunkina procesą. EXOCLASS sistema pasirūpina viskuo ir leidžia administracijai sutaupyti laiką, nes visi procesai yra automatizuoti ir centralizuoti. Dėl to administracija ne tik išvengia klaidų, bet ir gali susitelkti į svarbesnius dalykus – kurti puikias programas ir teikti tėvams geriausią patirtį.

3. NVŠ pretendavimas ir sutarčių generavimas

Būrelio sezono pradžia – tai ne tik naujos grupės ir užsiėmimai, bet ir didelis dokumentų tvarkymo iššūkis. Daugelis švietimo organizacijų žino, kad NVŠ sutarčių tvarkymas dažnai tampa painiu procesu. Sutartys kaupiasi kaip popieriaus kalnai, nes dažnai reikia vėl ir vėl siųsti el. laiškus, taisyti klaidas ir net organizuoti pakartotinį pasirašymą. Kiekvieną kartą susiduriama su klaidomis, praleistais parašais ir informacijos pakartojimu, kas užtrunka, taip pridedant papildomų rūpesčių ir laiką atimančio administravimo. Visa tai gali sukelti didelį stresą ir išsekinti net pačius patyrusiuosius administracijos specialistus.

EXOCLASS sistema paverčia šį procesą kur kas paprastesniu ir sklandesniu:

• Tėvai, užsiregistruodami, greitai užpildo visus reikiamus duomenis – vardą, pavardę, asmens kodą ir adresą.
• Tuo tarpu administracija, nesivarginant su popieriais, gali pasiekti visų pretenduojančių mokinių sąrašą ir, paspaudus vieną mygtuką, išsiųsti sutartį.
• Ir tai dar ne viskas – sutartis užpildoma automatiškai, todėl tiek tėvams, tiek tiekėjui tereikia ją pasirašyti.
• Kai tėvai pasirašo, administracija tiesiog patvirtina mokinio finansavimą, ir NVŠ krepšelis automatiškai sumažina kiekvieno mėnesio sąskaitą.

Nebereikia rūpintis pasirašymu rankiniu būdu, el. paštu siunčiamais dokumentais ar fizinių sutarčių kaupimu. Visi šie dokumentai yra saugomi sistemoje, ir vos paspaudus mygtuką, pasirašyta sutartis pasiekiama ir perduodama savivaldybei. Tai garantuoja greitą, paprastą ir saugų procesą, mažinant klaidų tikimybę ir taupant laiką!

Sėkmės istorija: Kaip „Detektyvų klubas“ išaugo ir išplito visoje Lietuvoje su EXOCLASS

Pradėjęs kaip smagi šeimos idėja, „Detektyvų klubas“ greitai išaugo į tikrą švietimo organizaciją, kuri ne tik užima vaikus, bet ir ugdo jų kritinį mąstymą. Ligita, būdama trijų mažamečių mama, suprato, kad šis popamokinis būrelis turi didelį potencialą. Tačiau su kiekvienu nauju registruotu vaiku ir augančiu susidomėjimu kilo vis daugiau iššūkių.

Iš pradžių visi pamokų tvarkaraščiai ir mokinių registracija buvo valdomi Excel programoje – visi įrašai ranka, daugybė klaidų ir neaiškumų. Bet kas atsitiks, jei kažkas netyčia ištrins duomenis? Ar visa tai tikrai gali išlikti sklandu augant?

Atsakymas buvo paprastas: EXOCLASS. Pereidama prie šios platformos, Ligita ir jos komanda pasinaudojo galimybe centralizuoti visus procesus – nuo mokinių registracijos iki būrelio sąskaitų apmokėjimo. Tėvai dabar patys gali lengvai užsiregistruoti į grupes, pasirinkti pamokas, matyti kainas ir atlikti apmokėjimus tiesiai per sistemą. Nėra daugiau klaidų dėl klaidingai išsiųstų sąskaitų ar pasikartojančių klausimų tėvams.

Šis pokytis ne tik sutaupė daug laiko, bet ir leido komandai susikoncentruoti į tikrąjį tikslą – ugdyti vaikų mąstymą ir užtikrinti, kad augimas būtų tvarus ir sklandus. EXOCLASS padėjo „Detektyvų klubui“ tapti ne tik plačiai žinomu, bet ir gerai organizuotu projektu, kuriuo gali pasitikėti tiek tėvai, tiek švietimo organizacija.

Apibendrinimas: Kaip užtikrinti sklandų būrelio sezono startą be streso?

EXOCLASS padeda organizacijoms pasiruošti būrelio sezono pradžiai be papildomo streso ir klaidų. Nuo pamokų tvarkaraščio paskelbimo, mokinių registracijos ir apmokėjimo, iki automatizuotų dokumentų valdymo – visa tai vyksta sklandžiai ir efektyviai vienoje sistemoje. Tai leidžia sumažinti administracinį darbą, sumažinti klaidų tikimybę ir užtikrinti, kad jūsų švietimo organizacija galėtų pradėti sezoną be jokių problemų.

Jei norite sužinoti, kaip EXOCLASS gali padėti jūsų organizacijai pasiruošti naujam būrelio sezonui be streso, susisiekite su mumis ir užsisakykite demonstraciją šiandien!